一般事務に向いている人の特徴6選！転職に役立つスキルや資格を解説！

「どのような人が一般事務に向いている？」
「一般事務に求められるスキルとは？」

という疑問をお持ちではありませんか？
本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を

事務職に向いている人の特徴・向いていない人の特徴
一般事務で求められるスキルや役立つ資格
一般事務に関するよくあるQ&A

の順番に解説していきます。

事務職に向いている人の特徴

一般事務にはどのような人が向いているのでしょうか？

単調で地道な業務が得意な人

一般事務の仕事は、地道に取り組む定型業務が多いです。
例えば、業務例として以下が挙げられます。

数字の入力・計算
資料作成
ファイリング
備品管理
伝票処理
郵送対応
来客対応
電話対応

こういった決まった業務内容でも、飽きずにコツコツと取り組める人が一般事務に向いています。

コミュニケーションを取ることが好きな人

一般事務は来客対応や電話対応をすることがあり、相手の意図を汲み取ったり、わかりやすく説明したりするコミュニケーションスキルが求められます。
さらに、一般事務は社内勤務がメインになり、他の社員と接する機会もあるため、コミュニケーションを取ることが好きな人の方が向いているでしょう。

誰かの役に立ちたいと思える人

他の社員が自分の業務に集中できるように、一般事務は事務処理をサポートします。
営業やマーケティング、企画など、あらゆる社員をサポートするため、誰かの役に立っている実感を得やすいです。

臨機応変な対応力がある人

一般事務は定型業務が多い仕事ですが、突発的な業務が発生することも少なくありません。
例えば、資料にミスが見つかり修正したり、顧客からのクレーム対応をしたりする場面があります。
そういった場合でも臨機応変に対応できる人は、一般事務に向いているでしょう。

感情のコントロールができる人

気分の浮き沈みが少ない人は、一般事務に向いています。
嫌な顔をせずに依頼を受けるなど、感情をコントロールできる人は一般事務として活躍できるでしょう。

スケジュール管理が得意な人

書類作成や経費精算、決算業務など、一般事務は期日が設けられている業務への対応が多いです。
そのため、期日に向けてコツコツと業務に取り組めるような、スケジュール管理が得意な人が一般事務に向いています。

事務職に向いていない人の特徴

それでは、どのような人が一般事務に向いていないのでしょうか？
以下で、事務職に向いていない人の特徴を紹介します。

数字を扱う業務が苦手な人

一般事務に向いていない人の特徴として「数字が苦手」という点が挙げられるでしょう。
一般事務の業務には、数字を扱う業務も含まれます。
例えば、経費精算や伝票の発行、仕訳入力、その他データの入力などの業務です。
数字を扱うことが苦手な人は、こういった業務を毎日行うことでストレスを感じてしまうかもしれません。
さらに、数字を間違えて入力したり、計算を間違えたりすると、他の社員に迷惑をかけてしまいます。
給与計算や残業時間などを打ち間違えてしまうと、給与面にも影響が出るので、慎重に業務に取り組む必要があるのです。

定量的な評価を求める人

一般事務に向いていない人の2つ目の特徴は「定量的な評価を求める」ことです。
例えば、営業職の場合は自分の成果（売上）を数値化できるため、モチベーションを維持しながら業務に取り組めます。
マーケティングの場合も、問い合わせ件数などで成果を数値化することが可能です。
一方、事務職の場合は成果を数値化することはしづらいでしょう。
業務がルーティーン化されている分、成果を大きく達成するというような概念もないため、モチベーションを維持しにくく、人によってはやりがいを感じにくいでしょう。

些細な部分に気配りができない人

一般事務に向いていない人の3つ目の特徴は「細かい部分に気配りができない」ことです。
データ入力や資料の誤字脱字チェックなど、一般事務の業務には細かいチェックが求められるものが多いです。
大雑把な性格な人は細かい部分に注意を払えず、ミスを発生させてしまうかもしれません。
他にも、電話対応や顧客対応の際に相手への気配りが求められます。
一方的に話したり、言葉遣いが悪かったりすると、相手に不快感を与えてしまうため注意が必要です。

一般事務に未経験で転職するために身に付けるべきスキルは？

それでは、未経験者が一般事務を目指す場合、どのようなスキルが求められるのでしょうか？
以下で、一般事務の業務に必要なスキルを紹介します。

PCスキル

一般事務の業務には、パソコンを使用する業務も多く含まれます。
例えば、メール文の作成、書類作成、データ入力などの業務です。
こういった業務に対応できるように、オフィスツールの「Word（ワード）」や「Excel（エクセル）」は一通り使えるようにしておきましょう。
簡単な関数やショートカットキーを使いこなせるようになれば、業務の効率化を図れます。
さらに、経理専用のソフトや勤怠管理ソフトなどを使用することもあり、馴染みのないソフトでもある程度対応できるようなPCスキルが求められます。

コミュニケーションスキル

一般事務はコミュニケーションスキルが欠かせない仕事です。
社内・社外を問わず、一般事務はさまざまな人と関わる機会が多くあります。
そのため、相手の要求をしっかりと理解して、適切な返答ができる程度のコミュニケーションスキルが必須なのです。
近年はチャットやメールでのコミュニケーションも増えており、文面でも円滑にコミュニケーションを取ることの重要性が高まっています。
コミュニケーションスキルがあれば、未経験でも一般事務としての活躍が期待されるでしょう。

スケジュール管理スキル

スケジュール管理スキルも一般事務に求められるスキルのひとつです。
一般事務の業務には期日が設けられているものが多く、スケジュールを確認しながら業務に取り組む必要があります。
必要な書類の作成が遅れてしまったなどの事態になると、他の社員に大きな迷惑をかけてしまいます。
時には自分のスケジュール管理に加え、他の社員の進行状況を確認するなどの場面もあり、幅広い視野でスケジュール管理を行う必要があります。

一般事務に転職するために取得するべき資格は？

未経験から一般事務への転職を希望する場合、以下の資格を持っておくことで有利に働く可能性があります。

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
日商PC
日商簿記
秘書検定
文書情報管理士

一般事務の仕事に役立つ資格については、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：一般事務で資格を取った方が良い？民間・国家資格おすすめ7選

一般事務に関するよくある質問

ここでは、一般事務に関するよくある質問に回答します。

一般事務で未経験は難しいと言われる理由は？

一般事務は未経験から挑戦するのは難しいと言われています。
以下で、その理由を詳しく確認していきましょう。

実務経験者が優遇されやすいから

一般事務は専門職と比較すると、選考時に差別化が図りにくい職種です。
そのため、未経験者よりも実務経験者が優遇されるケースが多くなっています。

事務職はやめとけと言われる理由は？

稀に、事務職はやめとけと言われることがあります。
それでは、どうして事務職はやめとけと言われるのでしょうか？

給料が上がりにくいから

事務職は給料が上がりにくいという理由が挙げられるでしょう。
事務職の仕事は直接売上につながる訳ではなく、成果も可視化しにくいため、給料が大幅に上がることがあまりありません。
給料を重視する人は、専門職の方が向いているかもしれません。

将来AIに奪われる仕事と言われているから

どの仕事でもAIの影響を少なからず受けることが予想されますが、事務職の仕事はAIによって代替される可能性が高い仕事と言われています。
例えば、データ入力、スケジュール管理、文書の整理などは自動化しやすい業務なので、将来性が疑われているのです。
このため、この先も一般事務として就職したいのであれば、上記の仕事にプラスした価値をつけられる存在になることが重要でしょう。

同じ作業の繰り返しだから

一般事務の業務は定型業務です。
突発的な仕事もありますが、基本的には同じ作業を繰り返します。
そのため、他のスキルを身につけられない、飽きてしまうといった点を懸念する人が多いようです。

まとめ

今回の記事では、一般事務に向いている人・向いていない人の特徴、一般事務に求められるスキルや役立つ資格、一般事務に関するよくある質問について解説しました。
コツコツと物事に取り組める人やルーティンワークが好きな人、コミュニケーションが苦にならない人などは、一般事務に向いているでしょう。
ただ、一般事務といっても企業によって業務内容が異なるので、自分にあった案件を見極めて応募してみてください。
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