一般事務でのExcel力はどの程度必要？レベルや勉強法を解説！
「一般事務にはどれくらいのExcelスキルが必要？」
「Excelスキルは独学で身に付く？」
「Excelスキルは独学で身に付く？」
という疑問をお持ちではありませんか？
本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を
本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を
- 一般事務に求められる最低限のExcelスキル
- Excel基本操作の独学勉強法
- Excelを学ぶメリット
の順番に解説していきます。
一般事務に必要最低限のExcelスキルはどの程度？
一般事務にはどれくらいのExcelスキルが求められるのでしょうか？
以下で、一般事務の業務で使用するExcelの基本操作を確認していきましょう。
以下で、一般事務の業務で使用するExcelの基本操作を確認していきましょう。
データ入力
一般事務の業務には、数値などのデータ入力を行う仕事が含まれます。
例えば、給与、精算関係などのデータ入力です。
データ入力を実施する際に、セルへの正確なデータ入力、書式設定、コピー＆ペーストなどの操作が必要です。
例えば、給与、精算関係などのデータ入力です。
データ入力を実施する際に、セルへの正確なデータ入力、書式設定、コピー＆ペーストなどの操作が必要です。
テーブルの作成
テーブルとは、データを表として管理しやすくするための機能です。
テーブル機能を利用すれば、セルの書式設定、色分けなどを自動化できるだけでなく、並べ替えやフィルタリング、データ分析なども行いやすくなります。
テーブルの基本的な操作ができないと、表を作成する際に時間がかかってしまいます。
テーブル機能を利用すれば、セルの書式設定、色分けなどを自動化できるだけでなく、並べ替えやフィルタリング、データ分析なども行いやすくなります。
テーブルの基本的な操作ができないと、表を作成する際に時間がかかってしまいます。
基本的な関数計算
一般事務を目指す場合は、基本的な関数計算を使えるようにしましょう。
関数計算を使用することで、複雑な計算を自動化できます。
基本的な関数として、以下が挙げられるでしょう。
関数計算を使用することで、複雑な計算を自動化できます。
基本的な関数として、以下が挙げられるでしょう。
- SUM（合計）
- AVERAGE（平均）
- MIN（最小値）
- MAX（最大値）
- COUNT（個数を数える）
- IF（ある値を真か偽か判定する）
- VLOOKUP（条件と一致するデータを取り出す）
- COUNTIF（条件と一致するデータを数える）
- SUMIF（条件と一致するデータを合計する）
上記を全て使用するわけではないですが、ある程度の関数を使えるようにしておくことで、業務を効率的に取り組めるようになります。
印刷の設定・実行
一般事務の仕事において、作成した資料を印刷することがあります。
そのため、サイズの設定、ページレイアウトの調整、ページ範囲の指定などはできるようにしておくと良いでしょう。
そのため、サイズの設定、ページレイアウトの調整、ページ範囲の指定などはできるようにしておくと良いでしょう。
一般事務に必要なExcelの初級、中級、上級レベルはどの程度？
一般事務に必要なExcelのスキルをレベル分けすると、以下の通りになります。
| レベル | Excelのレベル目安 |
|---|---|
| 初級レベル | ・基本的なショートカットキーが使える（Ctrl+C、Ctrl+ V、Ctrl+F、Ctrl+Aなど） ・関数を使って合計や平均を求められる ・「セルの結合」で生じるデメリットを答えられる |
| 中級レベル | ・基本的なショートカットキーが使える（Ctrl + Z、Ctrl + Y、Ctrl + 1など） ・関数を使って文字列の中間を抜き出せる ・条件付き書式を使用できる |
| 上級レベル | ・ピボットテーブルを作成・変更できる ・数式のトラブルシューティングを行える ・データ分析を行える |
初級レベル
初級レベルでは、よく使用する操作などの基本的なスキルが求められます。
例えば、Ctrl＋C（コピー）、Ctrl+V（貼り付け）、Ctrl+F（検索）、Ctrl＋H（置換）、Ctrl+A（全選択）などのショートカットキーが使いこなせれば初級レベルです。
他にも、SUM関数を使って合計、AVERAGE関数を使って平均を求めたり、セルの結合で生じるデメリット（コピペが上手くできないなど）を理解できていれば、初級レベルと言えるでしょう。
例えば、Ctrl＋C（コピー）、Ctrl+V（貼り付け）、Ctrl+F（検索）、Ctrl＋H（置換）、Ctrl+A（全選択）などのショートカットキーが使いこなせれば初級レベルです。
他にも、SUM関数を使って合計、AVERAGE関数を使って平均を求めたり、セルの結合で生じるデメリット（コピペが上手くできないなど）を理解できていれば、初級レベルと言えるでしょう。
中級レベル
中級レベルでは、初級レベルと比較して、少し難易度の高い操作が求められます。
ショートカットキーに関しては、Ctrl + Z（元に戻す）、Ctrl + Y（直前の作業を繰り返す）、Ctrl + 1（書式設定のダイアログボックスを開く）の操作ができるレベルです。
さらに、MID関数を使って文字列の中間を抜き出したり、条件付き書式で一致しているデータのセルを塗りつぶしたりできれば、中級レベルでしょう。
ショートカットキーに関しては、Ctrl + Z（元に戻す）、Ctrl + Y（直前の作業を繰り返す）、Ctrl + 1（書式設定のダイアログボックスを開く）の操作ができるレベルです。
さらに、MID関数を使って文字列の中間を抜き出したり、条件付き書式で一致しているデータのセルを塗りつぶしたりできれば、中級レベルでしょう。
上級レベル
上級レベルでは、中級レベルよりも高度なスキルが求められます。
例えば、関数で論理演算を行う、ピボットテーブルを作成・変更できる、数式のトラブルシューティングを行えるなどのレベルです。
加えて、VBAを使用した自動化やデータ分析を行ったり、高度な機能を使用したりできれば、上級レベルと言えるでしょう。
例えば、関数で論理演算を行う、ピボットテーブルを作成・変更できる、数式のトラブルシューティングを行えるなどのレベルです。
加えて、VBAを使用した自動化やデータ分析を行ったり、高度な機能を使用したりできれば、上級レベルと言えるでしょう。
Excelの基本操作の独学勉強法
それでは、Excelの基本操作はどのように学習すれば良いのでしょうか？
以下で、独学勉強法について紹介します。
以下で、独学勉強法について紹介します。
YouTube
近年はYouTubeなどの動画プラットフォームが普及し、ユーザーはさまざまな動画コンテンツにアクセスしやすくなりました。
例えば、YouTubeで「Excel 関数」と検索すると、「初心者が覚えるべき関数〇選」「VLOOKUP関数の使い方を解説」などの動画が表示されます。
動画であれば手順を理解しやすいため、わからない関数、機能、操作方法などがあれば、YouTubeで検索してみましょう。
例えば、YouTubeで「Excel 関数」と検索すると、「初心者が覚えるべき関数〇選」「VLOOKUP関数の使い方を解説」などの動画が表示されます。
動画であれば手順を理解しやすいため、わからない関数、機能、操作方法などがあれば、YouTubeで検索してみましょう。
書籍
Excelについて学べる書籍も数多く販売されています。
書籍にはExcelに関する基礎知識や操作方法がわかりやすくまとめられており、書籍を読むことで基本的な操作は網羅できるでしょう。
書籍だと持ち運ぶ手間が生じますが、近年は電子書籍も広く利用されています。
Excelに関する体系的な知識を身につけたい方は、書籍を探してみましょう。
書籍にはExcelに関する基礎知識や操作方法がわかりやすくまとめられており、書籍を読むことで基本的な操作は網羅できるでしょう。
書籍だと持ち運ぶ手間が生じますが、近年は電子書籍も広く利用されています。
Excelに関する体系的な知識を身につけたい方は、書籍を探してみましょう。
アプリ
Excelを独学で学ぶ方法には、アプリを活用する方法もあります。
例えば、Excelのテクニックがまとめられたアプリや、実際のExcelのように操作して練習できるアプリなど、アプリの種類はさまざまです。
アプリを活用すれば、スマートフォンから簡単に勉強を進められるので、通勤時間などの隙間時間を有効活用できます。
例えば、Excelのテクニックがまとめられたアプリや、実際のExcelのように操作して練習できるアプリなど、アプリの種類はさまざまです。
アプリを活用すれば、スマートフォンから簡単に勉強を進められるので、通勤時間などの隙間時間を有効活用できます。
Excelを学ぶメリット
一般事務を目指す人がExcelを学ぶメリットは数多くあります。
以下で、Excelを習得することで得られるメリットについて確認していきましょう。
以下で、Excelを習得することで得られるメリットについて確認していきましょう。
情報整理する力が向上する
Excelを学ぶ1つ目のメリットは「情報整理する力が向上する」ことです。
分析を効率的に進めるためには、データを仕分けして、情報をまとめる必要があります。
こういった作業をExcelで行うことで、自然と情報を整理するスキルが向上するのです。
分析を効率的に進めるためには、データを仕分けして、情報をまとめる必要があります。
こういった作業をExcelで行うことで、自然と情報を整理するスキルが向上するのです。
就職・転職が有利になる
Excelを学ぶ2つ目のメリットは「就職・転職が有利になる」ことです。
ExcelやWord、PowerPointなどのオフィスツールは幅広い業界・企業で利用されています。
そのため、別の業界・企業へ転職する際もExcelスキルはアピールポイントになるでしょう。
さらに、人事（応募者の管理）や経理（精算管理）など、別の職種でもExcelを活用する機会が多く、別の職種にも挑戦しやすくなるでしょう。
ExcelやWord、PowerPointなどのオフィスツールは幅広い業界・企業で利用されています。
そのため、別の業界・企業へ転職する際もExcelスキルはアピールポイントになるでしょう。
さらに、人事（応募者の管理）や経理（精算管理）など、別の職種でもExcelを活用する機会が多く、別の職種にも挑戦しやすくなるでしょう。
効率的に仕事ができる
Excelを学ぶ3つ目のメリットは「仕事の効率化」です。
Excelを活用することで、大幅な業務効率改善を実現できます。
例えば、計算をExcelの関数で自動化すれば、作業の手間を省けるだけでなく、人為的な計算ミスを防ぐことが可能です。
評価を可視化しにくいと言われる一般事務ですが、業務改善は数値化できるポイント（作業時間など）であるため、Excelを習得しておくことをおすすめします。
一般事務に向いている人の特徴については、以下の記事で解説しています。
Excelを活用することで、大幅な業務効率改善を実現できます。
例えば、計算をExcelの関数で自動化すれば、作業の手間を省けるだけでなく、人為的な計算ミスを防ぐことが可能です。
評価を可視化しにくいと言われる一般事務ですが、業務改善は数値化できるポイント（作業時間など）であるため、Excelを習得しておくことをおすすめします。
一般事務に向いている人の特徴については、以下の記事で解説しています。
一般事務のExcelに関するよくある質問
ここでは、一般事務のExcelに関するよくある質問に回答します。
Excelが使えない人の割合は？
リトルソフト株式会社が実施した調査によると、Excelで使用経験のある関数に関する回答結果は以下の通りになりました。
- SUM関数：71.5%
- AVERAGE関数：52.2%
- COUNT関数：50.9%
- LOOKUP関数：41.7%
- COUNTIF関数：40.3%
SUM関数は7割以上の人が使用経験がありますが、他の関数に関しては半分程度に留まりました。
さらに、「ExcelでVBA（マクロ）を作成する」という質問に対しては、半数以上が「作成できない」と回答しています。
Excelの関数やVBA（マクロ）を使用できない人（もしくは使用機会がない人）が一定数存在するため、勉強を行いExcelを使いこなせるようになれば転職に有利と言えるでしょう。
さらに、「ExcelでVBA（マクロ）を作成する」という質問に対しては、半数以上が「作成できない」と回答しています。
Excelの関数やVBA（マクロ）を使用できない人（もしくは使用機会がない人）が一定数存在するため、勉強を行いExcelを使いこなせるようになれば転職に有利と言えるでしょう。
社会人に必要最低限のExcelスキルはどの程度？
簡単な表作成、基本的な関数は使えるようにしておきましょう。
データを扱う際は、表やグラフを使ってデータを整理しますし、関数で計算を自動化することで業務効率化を実現できます。
データを扱う際は、表やグラフを使ってデータを整理しますし、関数で計算を自動化することで業務効率化を実現できます。
WordやExcelができない人は一般事務に転職できない？
WordやExcelができないからといって、一般事務への転職が不可能というわけではありません。
一般事務の業務は、書類作成やデータ入力などの基礎的な作業が中心で、高度なスキルが求められることは少ないため、努力や意欲をアピールすることで評価につなげられます。
ただし、WordやExcelの実務経験があれば、即戦力として見なされるため転職時に有利になることも事実です。
基本的な使い方を習得しておけば、業務の効率化や正確性をアピールでき、自分の市場価値を高めることができるので勉強しておくと良いでしょう。
一般事務の業務は、書類作成やデータ入力などの基礎的な作業が中心で、高度なスキルが求められることは少ないため、努力や意欲をアピールすることで評価につなげられます。
ただし、WordやExcelの実務経験があれば、即戦力として見なされるため転職時に有利になることも事実です。
基本的な使い方を習得しておけば、業務の効率化や正確性をアピールでき、自分の市場価値を高めることができるので勉強しておくと良いでしょう。
まとめ
今回の記事では、一般事務に求められる最低限のExcelスキル、Excel基本操作の独学勉強法、Excelを学ぶメリット、一般事務のExcelに関するよくある質問について解説しました。
一般事務はExcelを使用する機会が多いです。
そのため、Excelの必要最低限のスキルを身につけておくことをおすすめします。
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一般事務の求人もご紹介しているので、ぜひ登録してみてください。
一般事務はExcelを使用する機会が多いです。
そのため、Excelの必要最低限のスキルを身につけておくことをおすすめします。
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