COLUMNデータ入力の仕事内容とは?未経験でもできる?必要なスキルや働くメリット

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データ入力の仕事内容とは?未経験でもできる?必要なスキルや働くメリット

データ入力
在宅ワークとして行えることからも人気の高いデータ入力の仕事ですが、パソコンの操作など必要なスキルが多いというイメージを持っている方も多いでしょう。
しかし、実際は、初心者や未経験でも行える仕事です。
さらに、最近ではパソコンができない方でも携帯から行えるデータ入力の仕事も存在します。
本記事では、データ入力の仕事を考えている方に向けて、仕事内容や必要なスキル、メリットやデメリットなどについて解説します。

データ入力の仕事内容とは?

データ入力の仕事と言っても、仕事内容はさまざまです 。
例えば、データ入力だけの仕事、電話対応などと同時に行う仕事、議事録の作成などを行う仕事、書類作成などの事務の仕事があります。
ここでは、様々な種類があるデータ入力の仕事の中でも、主な業務内容についてそれぞれ説明します。

データ入力だけの仕事

データ入力だけの仕事は、Word やExcel、ホームページ内のフォーマットや会社独自のソフトを使用して、書類やアンケートなどの紙に記載されている情報をパソコン上に入力する仕事です。
データ入力と一括りにいっても多岐にわたり、顧客情報の入力や紙媒体の契約書の情報入力、伝票の記録、企業によっては音声データの文字起こしなどが挙げられます。
仕事によっては、この後説明するその他の業務と複合の仕事の場合もありますが、データ入力のみを行う仕事も存在します。

電話対応などと同時に行う仕事

データ入力の仕事には、電話対応などと同時に行う仕事もあります。
仕事内容は、コールセンターなどのオペレーターとして、お客様対応や注文受付を行いながら、電話上での音声データをパソコンに入力する作業です。
電話対応が必要なため、基本的には在宅ではなく会社に出勤します。
データ入力に電話応対業務が追加された分、データ入力だけの仕事に比べたら時給が高い傾向にあります。
「電話対応をしたことがない」、「電話対応があまり得意ではない」といった方も、研修期間を設けている企業が多いので、初心者でも安心して応募できます。
ただデータを入力するだけではなく、電話を通した接客や敬語での対応が要求されるので、
仕事を通して基本的なビジネススキルも身に付けられるでしょう。

議事録の作成などを行う仕事

データ入力には議事録の作成などを行う仕事もあります。
また、最近ではビデオ通話アプリを用いたオンライン会議も盛んになっているため、企業のオンライン会議の会話内容を議事録として入力する仕事も存在します。
文字起こしだけではなく、読みやすいように構成を組む必要があるため、データ入力だけの仕事に比べると、若干難易度が上がります。
たとえば、数字や重要な部分などは確実に記載したり、誰が発言したものなのか分かりやすくしたりしなければいけません。
そのためにも事前準備として、会議の目的を洗い出しておき、ある程度会議の構成を理解しておく必要もあるでしょう。
タイピングとライティング能力が問われる仕事ではありますが、両方のスキルが磨かれる仕事といえるので、やりがいを感じやすい仕事といえるでしょう。

書類作成などの事務の仕事

請求書や明細書、申請書といった法人向けの書類を作成する仕事です。
仕事内容は、顧客ごとの要望に合わせたフォーマット作成や、社内の書類整理、作業マニュアルの作成など比較的業務の幅が広いといえます。
そのため、データ入力だけの仕事と比較すると難易度は高めです。
その分、データ入力といった単純な作業のみならず、自分で考えて書類を作成することになるため、事務としてのスキルアップに繋がるでしょう。

データ入力の仕事は初心者でもできる

未経験でもできる場合が多い

データ入力の仕事は、未経験でも始めやすい仕事のひとつです。
最低限のパソコンの知識さえあれば、問題なく仕事が進むケースが多いためです。
また、データ入力の仕事は在宅ワークとして自宅で行える仕事が多いため、どこに住んでいても受注できるでしょう。
そのため、データ入力の仕事は、基本的に誰にでも条件を問わずに行える仕事という点が特徴になっています。
最近では、スマートフォンでもできるデータ入力の仕事もあります。
場合によっては、パソコンの操作が苦手な方でも受注できる仕事も存在するでしょう。

会社によっては難しい?

データ入力の中には、会計事務所や金融会社の入力作業といった、専門知識の必要な会社があります。
その場合、経験者のみの募集であったりスキルや経験を求められたりと、初心者では難しいケースもありえるでしょう。
こういった仕事はデータ入力の経験を積んで、キャリアアップとして目指せる「専門の事務職」に含まれます。
データ入力の仕事を通して、タイピングスキルやパソコンスキルを磨き、さらに分野ごとの専門知識を身に付けることでキャリアアップを目指せます。
スキルを問うデータ入力の仕事は高収入を実現しやすいことが特徴です。

データ入力の仕事に必要なスキル

データ入力の仕事には、基本的なパソコンの操作が必要です。
データ入力の仕事に必要なスキルには、メールでのやり取り、フォルダの管理やクラウドサービスの理解、WordやExcelの基本操作、タイピング、ショートカットキーの活用などがあります。
ここでは、必要なスキルや、持っていれば便利なスキルについて詳しく紹介します。

メールでのやり取り

メールでのやり取りは、データ入力の仕事にあたって必要なスキルのひとつといえます。
データの受け渡しや成果物の納品は、メールを用いられることが多いためです。
そのためメールの送り方や添付の仕方、メールを送るときのマナーやルールなどを理解しておく必要があります。
これらのスキルが不足していると先方と円滑にコミュニケーションを図ることができないため、メールのやり取りは必要不可欠なスキルといえます。

フォルダの管理やクラウドサービスの理解

入力元のデータファイルや、データフォルダを管理する能力は必要なスキルといえます。
管理できていないと、どこにデータを格納したか把握できず、探すだけで時間がかかってしまうためです。
フォルダの管理などは、会社ごとにルールが定められていることが多いため、しっかりと会社のルールを理解し、それに従い、漏れなくファイルを管理することが求められます。
最近では、クラウド上にあるドライブなども活用されるケースがあります。
クラウドサービスへの理解もあると活躍しやすいでしょう。

WordやExcelの基本操作

データ入力の仕事は、WordやExcelを用いて行われることが多いため、基本操作を覚えておいた方が良いと言えるでしょう。
Wordであれば、文字の大きさを変えられる「書式設定」や「表の挿入」、「印刷」などの基本操作は最低限できるようにしましょう。
Excelであれば、「セルの書式設定」や「SUMなど簡易的な関数」、「表作成」ができると良いでしょう。
WordやExcelのスキルを身に付けるためには、MOSの資格の取得がお薦めです。
WordやExcelなどのマイクロソフト製品のオフィスについてのスキルを身に付けることができます。
知名度も高いため、データ入力の仕事に転職する際にも役立てることができるでしょう。
この2つのソフトの基本操作ができるようになることは、データ入力の仕事では必要不可欠です。
以下の記事では、MOSについて詳しく紹介していますので、ぜひご確認ください。

タイピング

データ入力の仕事は、どれだけ短時間で正確に入力できるかが仕事の効率に直結するため、タイピング能力は、データ入力には欠かせない必要なスキルです。
とくに音声を文字に起こす仕事だとリスニングをしながらタイピングする必要があるため、速度が速いと仕事に大きく貢献します。
一方で、基本的には元のデータを見ながら入力する業務が多いため、慣れてくると自然にタイピングスキルが身に付きます。
また、「タイピングが全然早くならない」といった方は、下記記事でタイピングを早くするコツについて解説していますので、参考にしてください。

ショートカットキーの活用

データ入力は、単純な作業であればあるほど、最終的には誰が行っても同じ結果になりやすいです。
そのため、いかに正確に仕事を早く終わらせられるかが会社の評価につながります。
差をつけるポイントは、ショートカットキーの活用です。
例えば、「コピー」や「貼り付け」、「元に戻す」、「全選択」などは覚えておくと作業効率が上がります。
仕事が早い人、すなわちパソコンの所作が早い人は採用されやすくなりますので、作業効率化に努めましょう。

データ入力は在宅ワークでもOK?

パソコンスキルがあればできる

データ入力の仕事は自宅にパソコンがあれば、在宅ワークとして働くことが可能です。
企業がパソコンを貸与してくれるケースも多いため、パソコンがなくても勤務は可能です。
また、パソコン1台で作業を完結させることができ、出社して作業する必要性がないため、在宅でも仕事ができます。
そのため、アルバイトや副業として、他の仕事をしながら空いた時間に自宅で仕事をする方も多いです。
また、仕事用のパソコンの性能に関しては、WordやExcel、メールなどが使えればデータ入力の仕事には問題ないため、それほど高性能なパソコンでなくても十分でしょう。
ただし、ネット回線がないとメールなどが送れないため、ネット環境も整えておきましょう。
在宅ワークのためにパソコンを導入する場合で、自分でパソコンを用意するケースであっても、安価なノートパソコンなどで事足りると考えられます。

最近では携帯でできるデータ入力も登場

最近ではスマートフォンから行えるデータ入力の仕事も存在します。
ただし、長い文章の打ち込みや、細かい作業といった作業はスマートフォンから行うことは難しいため、仕事の内容を選ぶことがポイントです。
例えば、単純作業であったり、アンケート系の選択できる形式の作業であったりと、スマートフォンでも作業しやすいものを選ぶと良いでしょう。
移動時間やスキマ時間を有効活用できるため、携帯からデータ入力の仕事を行うことができれば、効率的に収入が得られます。

一部は在宅不可の場合も

データ入力の仕事は、基本的に在宅でできる仕事がほとんどですが、一部在宅ではできない仕事もあります。
例えば、電話対応が必要な場合や、取り扱う情報に守秘義務がある場合などです。
データ入力だけの仕事でも在宅不可の場合もありますので、まずは在宅でできるかどうか企業に問い合わせてみると良いでしょう。

データ入力の仕事はきつい?メリットとデメリットをご紹介

メリット

未経験でも始められる

データ入力は専門的な知識や資格が必要なく、未経験からでも始められる仕事です。
なぜなら複雑な作業が少なく、初心者でも取り組みやすいといえるからです。
また、求人を見てみると未経験者でも積極的に採用する企業が多く、参入のしやすさがうかがえます。
未経験や初心者でも始めやすい点がデータ入力の仕事のメリットといえるでしょう。

パソコンスキルが身に付く

データ入力の仕事は、基本的にパソコンを用いて行う仕事が多いので、仕事を通してパソコンスキルが向上すると考えられます。
特に、WordとExcelはデータ入力で必須のスキルとなっているため、使用しているうちに身に付くことが期待できます。
WordやExcelのスキルはオフィスワークでは必要不可欠なものとなっているので、様々な仕事に活用が期待できるでしょう。
また、タイピングスキルは、くり返すほど向上する能力であるため、データ入力の仕事を通して自然にスキルの向上が期待できます。
最初はきついと感じるパソコンでも徐々に成長が感じられることがメリットといえるでしょう。

デスクワークなので在宅でできる

データ入力の仕事は、在宅でできる点がメリットとして挙げられます。
なぜならデスクワークのため、会社に出勤する必要がなく、場所を選ばずに仕事ができるからです。
仕事とプライベートの両立が難しく、なかなか会社に出勤しての仕事が難しいといった方にはおすすめです。
「今日はカフェで仕事をしようかな」といったワークライフバランスが実現可能な点も、データ入力のメリットといえるでしょう。

デメリット

ノルマが設定される可能性がある

データ入力の仕事は1日あたりのノルマが設定されている場合もあります。
パソコンの操作に慣れていない場合や、タイピングの入力速度があまり速くない場合は、仕事がきついと感じる方もいるでしょう。
しかし、始めの頃は「1日50件しかこなせなかった」といった場合でも、1ヶ月後には「1日300件もこなせるようになった」といったように徐々に成長していく過程を感じられる仕事でもあります。
慣れない内は戸惑うこともありますが、少しずつこなして、業務に慣れていきましょう。

肩こり、眼精疲労がある

データ入力の作業は、肩こりや眼精疲労といった影響が起こりやすい点がデメリットとして挙げられます。
長時間パソコンを使うため、姿勢が悪くなったり、目に負担をかけすぎて体に不調が出やすくなったりします。
仕事がきついと感じ始めたら、定期的にストレッチをしたり小休憩を挟んだりして肩こりや目の疲れが慢性的にならないように努めましょう。
それでも不調が治らない場合は、早めに病院で受診すると良いでしょう。

単純作業である

単純作業が多いこともデータ入力のデメリットといえます。
仕事にもよりますが、単純作業であることから集中力を保つことが難しく、効率が下がってしまうことが考えられます。
そのため、「1時間作業したら休憩」や「1時間の間で200件の入力をする」などといったノルマを自分の中で定めておくと仕事が進みやすいでしょう。

パソコン作業に慣れる必要がある

データ入力は、パソコン操作に慣れる必要がある点もデメリットです。
データ入力の仕事は、初心者でも問題ないものの、最低限パソコンの操作や文字入力の能力が要求されるためです。
最近はスマートフォンの存在からパソコンを使った経験がほとんどない方も多いでしょう。
その場合は、事前に最低限、文字の入力、文章の作成程度の能力は自力で身に付けておくことが推奨されます。
また、パソコンで仕事ができるようになれば、格段に仕事の幅が広がるので、ぜひパソコンを購入して作業に慣れることに努めましょう。

データ入力の仕事が向いている人は?

データ入力に向いている人には以下の3つの特徴があります。
  • タイピングスキルがある人
  • 集中力や忍耐力がある人
  • 時間管理能力がある人
それぞれについて詳しく解説します。

タイピングスキルがある人

タイピングスキルがある人は、データ入力の仕事に向いていると言えます。
データ入力は、タイピングの早さで仕事の効率が変わってくるためです。
さらに、タッチタイピングができたり、誤字脱字などが少なかったりするとなお向いていると言えるでしょう。
データ入力の仕事を検討している人で、タイピングスキルに自信がある人は、データ入力の仕事に挑戦してみても良いでしょう。

集中力や忍耐力がある人

データ入力では、正確性が求められるため集中力が必要です。
また、ルーティンワークが多いため、忍耐力も求められます。
集中してパソコンに向き合える人は、データ入力の仕事に向いていると言えるでしょう。

時間管理能力がある人

データ入力は、いつまでにどれだけの量を終わらせるべきか明確な目標があります。
そのため、今日はどのくらいの量をいつまでに終わらせようなど、時間管理できる人はデータ入力の仕事に向いています。
一人でパソコンに向き合うからこそ、個人の時間管理能力が求められます。

データ入力の派遣に関するよくある質問

本項目では、データ入力の派遣に関するよくある質問について解説します。
  • データ入力の派遣の時給は?
  • データ入力の派遣の時給が高いのはなぜ?
  • データ入力の派遣と正社員の違いは?
上記3つの質問それぞれについて解説します。

データ入力の派遣の時給は?

データ入力の派遣の時給は、いくらなのでしょうか。
データ入力の派遣の平均時給は、1,331円です(求人ボックス、2024年1月現在)。
ただし、働く場所や業務内容によって時給の幅は変わります。

データ入力の派遣の時給が高いのはなぜ?

一般事務の派遣の平均時給は、1,311円です(求人ボックス、2024年1月現在)。
データ入力の平均時給(1,331円)は、一般事務の平均時給と比較するとやや高いことが分かります。
データ入力の時給が高い理由について、以下の理由が考えられます。
  • 決められた時間内で作業する必要があるから
  • 正確性が求められるから
  • パソコンスキルが必要だから
他の一般的な派遣よりも正確にタイピングするスキルや集中力が必要であるため、時給が高い傾向にあると言えるでしょう。

データ入力の派遣と正社員の違いは?

データ入力を行う正社員は、他の業務と兼任するケースがほとんどです。
例えば、電話で問い合わせ対応をしながらその内容を入力するなどが挙げられます。
また、正社員は、福利厚生や賞与などの手当も優遇されます。
一方で、派遣は、正社員と比較し、業務が限定されていることが特徴です。
正社員と派遣のメリットを比較しながら決めると良いでしょう。

まとめ

今回は、データ入力の仕事内容や必要スキル、データ入力の仕事のメリットやデメリットについて解説しました。
データ入力は初心者でも始めやすく 、将来のキャリアに繋がる有益なスキルを色々と身に付けられるメリットの多い仕事です。
特に、WordやExcel、タイピングのスキルは転職などでもアピールポイントになるでしょう。
仕事を通して身に付くスキルも多いので、パソコンの操作に自信がある方は勿論、パソコンスキルに自信がない方も一度データ入力の仕事を経験してみてはいかがでしょうか。
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